Si l'on est dans le cas de la négociation directe, aucun formalisme n'est imposé ; s'il y a mise en concurrence, il est cependant recommandé A  la personne responsable du marché de procéder A  une consultation écrite, au moins sommaire.
Dans les cas d'adjudication ou d'appel d'offres, la procédure est celle qui a été décrite au chapitre 4, 2 (A§A§ 4, 22 et 4, 23). Le formalisme doit en AStre respecté strictement, particulièrement en ce qui concerne les règles de publicité et les délais de réponse.
Les documents d'appel d'offres donnent en général toutes les indications nécessaires aux candidats pour élir leurs offres ; si ce n'est pas le cas, ils ne doivent pas hésiter A  demander des éclaircissements ; ceux-ci seront communiqués A  tous les candidats, afin de ne pas fausser la concurrence.
L'élissement des offres doit AStre fait en se conformant strictement aux indications et aux demandes de l'Administration, sous peine de prendre le risque de se ir écarté pour non conformité. En particulier, et comme nous l'ans déjA  indiqué (4, 111 et 4, 23) les variantes techniques ne sont en principe autorisées que si leur possibilité est expressément prévue ; dans le cas où cette possibilité n'aurait pas été prévue, et où un candidat aurait une variante intéressante A  proposer, celui-ci aurait intérASt A  présenter deux offres : l'une strictement conforme aux demandes de l'Administration et l'autre comportant la variante proposée ; si l'Administration juge l'initiative intéressante, elle peut toujours la retenir, quitte A  relancer l'appel d'offres sur la base de cette variante pour ne pas léser les autres candidats (sous la réserve indiquée ci-dessus, 4, 111).
Les documents d'appel d'offres donnent parfois des indications sur les critères selon lesquels seront jugées les offres, et mASme sur les poids relatifs des différents critères ; les candidats en tiendront le plus grand compte, en donnant dans la rédaction de leur offre des déve-oppements correspondant A  l'importance de ces critères.
La présentation des offres doit AStre soignée dans la forme comme dans le fond. Si l'affaire est complexe et les documents constituant les offres lumineux, les candidats auront intérASt A  faire précéder chaque chapitre d'un résumé qui sera seul lu par les chefs des Services concernés, laissant l'étude des détails aux spécialistes de chaque domaine traité. Une le des matières complète, une typographie agréable, sont des éléments qui pourront contribuer A  mettre en valeur une offre et A  la distinguer de celles des concurrents. Si l'offre est rédigée par des spécialistes différents, le chef de projet devra faire attention A  l'homogénéité de l'ensemble, en vérifiant que tous les points ont été traités et en évitant ies redites.
Enfin les candidats n'oublieront pas qu'ils sont irrécablement engagés par leurs offres, qui ne pourront AStre rectifiées (sauf erreur matérielle évidente). Ils devront bien préciser le délai pendant lequel ils sont engagés, A  moins que ce délai ne soit précisé dans les documents d'appel d'offres (et il devrait toujours l'AStre).
Ils n'oublieront pas qu'une négociation après appel d'offres est en principe interdite ; la pratique, quelquefois utilisée, qui consiste A  se ménager une "marge de négociation" en majorant ses prix est dangereuse pour l'Entreprise candidate, et risque tout simplement de lui faire perdre le marché. Seule est autorisée après appel d'offres une mise au point du marché "sans que les modifications entrainées puissent remettre en cause les conditions de l'appel A  la concurrence ayant pu air un effet sur les offres" (C.M.P. articles 97 et 300).