La protection du fichier doit absolument AStre intégrée dans le cycle de gestion de tre entreprise. De simples conseils tels que - faites des copies de sauvegarde de tre fichier - semblent évidents A  tout responsable. Mais il faut AStre conscient de l'écart énorme entre la simple sensibilisation du personnel et l'organisation rigoureuse de la protection du fichier dans tre entreprise.
Ceci est d'autant plus important que la valeur d'un fichier correctement géré s'apparente A  celle du fonds de commerce de tre entreprise. Ce n'est donc pas un hasard si les grands professionnels du marketing direct ou de la vente par correspondance disposent de moyens importants afin de protéger leurs données. A titre d'exemple, le lieu où est stocké le fichier de La Redoute qui contient leurs quatorze millions de prospects et clients s'appelle - le bunker -. En effet, si us us postez tous les soirs devant la sortie d'un grand professionnel de la vente par correspondance, us assisterez A  l'arrivée d'un fourgon blindé d'une société de transport de fonds. La différence avec leurs opérations traditionnelles est que les deux vigiles armés ne viennent pas chercher la recette du jour. Ils interviennent uniquement afin de transporter en toute sécurité la copie du fichier clients vers un coffre de banque afin de le mettre en lieu sûr.
Avant d'en arriver lA , si us disposez d'un micro-budget, sachez qu'il est relativement aisé de protéger son fichier A  moindre coût. Pour ce faire, trois sortes de protections sont A  envisager.

» La protection physique
Si le fichier est informatisé, que la gestion soit intégrée ou pas, il faut exiger de l'informaticien ou du faA§onnier qu'il délivre régulièrement (remise hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle), une copie de la bande ou des disquettes qui constituent le fichier. Aucune entreprise n'est A  l'abri d'un incendie, d'un l des supports informatiques, d'une démagnétisation ou d'un écrasement de l'original des informations, ire d'un dépôt de bilan du faA§onnier avec mise sous séquestre
Il est préférable de posséder une sauvegarde dans un endroit sûr et difficilement accessible : un petit coffre-fort ignifugé par exemple. Attention A  ne jamais poser un support informatique sur une zone métallique, on risque de proquer un transfert magnétique qui déchargerait l'ensemble du fichier.

» La protection commerciale
Il est d'usage relativement courant que des commerciaux partent avec tout ou partie de leur fichier ou copie de leur fichier. Beaucoup d'entreprises hésitent en outre A  informatiser leur fichier de peur de ir augmenter les risques d'espionnage et de détournement.
A partir du moment où il existe un intérASt ou une motivation pour agir, tout fichier pourra AStre détourné, quelle que soit la forme sous laquelle il se présente : listing, bac de fiches, support magnétique. Il y a bien sûr quelques précautions élémentaires A  prendre : ne pas laisser les supports magnétiques A  portée de tout le monde, ne les confier qu'A  des personnes de confiance, ne jamais laisser la totalité du fichier entre les mains de plusieurs individus.
Les informaticiens ont coutume de parler de codification informatique, mais dans la mesure où un ordinateur a, entre autres fonctions, celle de générer ou de décoder les codes, cette protection, en apparence sûre, est le plus souvent illusoire.
Le seul moyen de protection est de piéger le fichier en intégrant de - vraies - fausses informations : sa propre société, son adresse personnelle, celles de membres de sa famille ou de sociétés amies, dans lesquelles on introduit des fautes d'orthographe. Puis, déposez ensuite ces adresses auprès d'un huissier !
Ex. : Vous us appelez - Michul - et us placez, dans le fichier un - Michuz - A  tre propre adresse.
En cas de l de tre fichier, quelques adresses pièges de ce type us permettront de prouver l'expédition des mailings par un pirate. Dès réception du mailing incluant la faute d'orthographe (le cachet de la poste faisant foi), us pourrez attaquer en justice le leur du fichier.
Pensez enfin qu'en matière de sécurité, la meilleure protection est la prévention. De ce fait, A  partir du moment où l'on a pensé A  piéger son fichier, il faut le faire sair A  toutes les personnes qui interviennent dans la saisie, de manière A  décourager les mauvaises intentions.

» La protection juridique

Retenez principalement deux conseils : n'oubliez pas les mentions obligatoires et déposez tre fichier auprès de la CNIL ou de son équivalent dans tre pays. D'abord, lors de la constitution de s fichiers, pensez A  ajouter la mention type exigée par la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur tous s coupons-réponses.
Voici une mention type A  reporter en petits caractères sur l'ensemble de s coupons-réponses et bons de commande afin d'AStre en conformité avec la loi :
Conformément A  la loi Informatique et Libertés 78-l7 du 6/01/78, us disposez d'un droit d'accès et de rectification pour toute information us concernant et sur tout fichier, notamment A  l'usage de - Nom de tre entreprise -.
N'oubliez pas que le dépôt d'un fichier auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est absolument gratuit. II us suffit pour cela de taper sur un Minitel - 3615 CNIL - et de laisser les coordonnées de tre entreprise. Vous recevrez quelques jours plus tard un formulaire de dépôt de tre fichier.