Elle intervient dès réception des adresses, quelles que soient leurs origines. C'est la fonction de base par laquelle se crée et s'enrichit une base de données, terme qui a tendance à remplacer celui de fichiers quand il s'agit de ceux que constitue une entreprise en vue de suivre l'évolution de son fichier clients pour mieux en maitriser l'historique et connaitre le profil précis de ses acheteurs.
Cette saisie s'effectuant manuellement (remontées de coupons, de bons de commande, de fiches de renseignements), c'est déjà une source d'erreurs possible. Pour y remédier, errare humanum est, commencez par demander à vos clients d'écrire en majuscules et laissez suffisamment de place dans les documents qu'ils ont à remplir de manière à ce qu'un défaut d'écriture ne devienne pas trop vite un handicap (mauvaise orthographe du nom ou du lieu par exemple). Un bon système informatique, ac des fonctions de répétition automatique, permet d'accélérer la saisie et de diminuer la fatigue des opérateurs et opératrices. Enfin, la qualité des masques de saisie peut faciliter le travail en proposant des choix pour certaines zones au lieu d'une saisie complète à chaque fois.
La saisie peut se faire groupée, à des périodes creuses de votre activité (selon que vous êtes seul ou peu équipé), ou en temps réel si vous az un service dévolu à cette activité.
L'idéal est la saisie à la base. Dès la première prise de contact, les informations sont intégrées une fois pour toutes. Ainsi, dans le cas d'une personne qui vous appelle pour obtenir des informations, le mieux est de saisir directement ses coordonnées dans la base de données plutôt que de les noter sur un bout de papier et de les donner à une autre personne qui va les retranscrire ac les risques d'erreur que nous avons vus. L'ordinateur édite automatiquement une étiquette que vous pourrez coller sur l'enloppe et vous pouz aussitôt enregistrer ce premier envoi en prévoyant les relances éntuelles, par mailing ou téléphone, date à la clé.
Pour des données plus complexes, comme un RIB, une double saisie est souhaile, par sécurité.
La vitesse de saisie varie en fonction de différents paramètres :
- la formation du personnel,

- la qualité du support,

- la conception du masque de saisie,

- la richesse des données,

- les recherches à faire (téléphone, CA).
Une personne peut saisir en moyenne par jour 500 à 600 noms et adresses, 400 à 500 noms de sociétés (contacts, fonctions, coordonnées complètes) et une centaine de fiches complètes d'entreprises (jusqu'à 200 pour les plus rapides et expérimentées).
Bien entendu, il est possible d'externaliser ce service et de nombreux prestataires le proposent à distance. Le coût, selon la complexité de l'enregistrement, varie de 1 à 3 F l'adresse.
Aujourd'hui, le scanner et le crayon optique peunt être des solutions intéressantes de transfert direct des données si l'entreprise effectue un volume important de saisies.
Le temps passé à cette saisie est de toute façon un instissement non seulement é à l'achat ou à la location de fichiers extérieurs, mais en plus parce qu'il permet à toute entreprise d'intégrer là une mémoire vi et acti de toutes les transactions ac les clients.